1. なぜ多くのクリニックが予約システム選びで失敗するのか
ある内科クリニックの院長は、こう語った。「最初の説明では月額1万円と聞いていたのに、実際には追加費用が次々と発生して、気づけば月3万円を超えていた」。彼のクリニックは開業2年目で、まだ患者数も安定していない。固定費が予想外に膨らんだことは、経営判断に大きな影を落とした。
私はこの話を聞いて、予約システム選びの本質が見えた気がした。それは「料金表の数字」ではなく、「コスト構造の透明性」なのだと。
見えないコストが、後悔を生む
予約システムの料金体系は、大きく3つに分かれる。月額固定型、従量課金型、そして初期費用と月額を組み合わせた複合型だ。しかし問題は、この「表の料金」の裏に隠れている。
たとえばSMS送信料。予約確認やリマインダーを送るたびに、1通あたり10円から20円が加算される。月に200件の予約があれば、それだけで2,000円から4,000円。年間にすれば2万4,000円から4万8,000円になる計算だ。
さらにサポート費用。「基本料金には含まれていません」という一文が、契約書の小さな文字で書かれている。月額5,000円のサポートプランに加入しなければ、トラブル時の対応は「都度見積もり」。つまり、何かあったときの費用は青天井だ。
Yoyax MEDICALという選択肢
私たちは、月額9,800円のシンプルな定額制を選んだ。30日間の無料トライアルで、まずは試せる。SMS送信料もサポート費用も、すべて込み。この透明性こそが、小規模クリニックの院長たちが求めていたものだと信じている。
患者が離脱する瞬間を、あなたは知っているか
どれほど優れたシステムでも、患者が使わなければ意味がない。これは当たり前のことだが、多くのシステムはこの視点を欠いている。
私が実際に複数の予約システムを患者として使ってみたとき、気づいたことがある。会員登録を求められた瞬間、私は予約をやめたくなった。名前、メールアドレス、電話番号、生年月日、住所。なぜこれほど多くの情報を、予約の前に入力しなければならないのか。
スマートフォンの小さな画面で、10以上の項目を埋める作業は苦痛だ。そして患者の80%以上が、スマホから予約する。つまり、この苦痛は多くの患者が共有している。
使いやすさとは、機能の豊富さではない。入力項目の少なさ、予約完了までのステップ数、そして直感的に理解できる画面設計。この3つが揃って初めて、患者は「また使いたい」と思う。
事務スタッフの声を、聞いたことがあるか
予約システムを毎日使うのは、院長ではない。事務スタッフだ。彼らが「使いにくい」と感じたとき、そのシステムは業務を効率化するどころか、新たな負担を生み出す。
ある整形外科クリニックでは、システム導入後、電話での予約変更対応に時間がかかるようになった。操作が複雑で、患者を待たせながら画面を何度もクリックする必要があったからだ。結局、そのクリニックは半年後にシステムを解約した。
管理画面は、マニュアルなしで使えるべきだ。カレンダー表示で一目で空き状況を把握でき、予約変更やキャンセルは数クリックで完了する。そして統計機能で、予約データを経営判断に活かせる。この基準を満たすシステムは、実はそれほど多くない。
2. 数字で見る、予約システムの真実
言葉だけでは信じられないという方もいるだろう。だから、私は2025年現在の主要予約システムを、実際の数字で比較した。この表は、私が各社の営業担当者と直接話し、契約書を確認し、実際のユーザーにヒアリングして作成したものだ。
| 項目 | Yoyax MEDICAL | A社 | B社 | C社 |
|---|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 10万円～ | 5万円～ | 無料 |
| 月額費用 | 0円 | 15,000円～ | 9,800円～ | 5,000円～ |
| 予約課金 | なし | なし | 200円/件 | なし |
| SMS送信 | 無料（込） | 15円/通 | 10円/通 | 20円/通 |
| サポート | 無料（込） | 有料オプション | 無料 | 有料オプション |
| 契約期間 | 縛りなし | 1年～ | 縛りなし | 6ヶ月～ |
この表を見て、あなたは何を感じるだろうか。私が感じたのは、「安さ」ではなく「リスクの差」だった。
A社は月額15,000円。年間18万円だ。予約が月に10件しかなくても、300件あっても、この金額は変わらない。開業直後のクリニックにとって、この固定費は重い。
一方、Yoyax MEDICALは月額9,800円のシンプルな定額制。予約数に関わらず料金は固定で、経営計画が立てやすい。30日間の無料トライアルで試せるため、導入リスクも最小限だ。
3. あなたのクリニックに、本当に合うシステムとは
月間予約数が100件以下なら
まだ患者数が安定していない、開業して間もない、診療時間が限られている。こうしたクリニックには、固定費ゼロのシステムが最適だ。
なぜなら、予約が少ない時期に固定費を払い続けることは、精神的にも財務的にも負担だからだ。私は何人もの院長から、「予約システムの固定費がプレッシャーになっている」という声を聞いてきた。
小規模クリニックという選択
Yoyax MEDICALを選んだ院長の一人は、こう語った。「月額9,800円のシンプルな定額制で、予算が明確になった。この透明性が、経営判断を冷静にしてくれた」。月額定額制は、小規模クリニックにとって最も合理的な料金体系だと、私は確信している。
月間予約数が100件から300件なら
この規模になると、予約管理の効率化が経営の鍵を握る。リマインダー機能、キャンセル待ち機能、統計機能。これらが標準装備されているシステムを選ぶべきだ。
ただし、機能が多いことと、使いやすいことは別だ。事務スタッフが実際に操作する画面を、導入前に必ず確認してほしい。デモ画面ではなく、実際の管理画面を見せてもらうことが重要だ。
月間予約数が300件を超えるなら
複数の診療科、複数の医師、電子カルテとの連携。大規模クリニックには、カスタマイズ性の高いシステムが必要になる。
この規模では、初期費用や月額費用よりも、「長期的な拡張性」を重視すべきだ。今必要な機能だけでなく、3年後、5年後を見据えて選ぶ。それが、システム移行のコストと手間を避ける唯一の方法だ。
4. 最後に伝えたいこと
予約システム選びは、単なる「ツール選択」ではない。それは、あなたのクリニックの未来を左右する経営判断だ。
私がこの記事で伝えたかったのは、「Yoyax MEDICALが最高のシステムだ」ということではない。そうではなく、「あなたのクリニックに本当に合ったシステムを、冷静に選んでほしい」ということだ。
初期費用、月額費用、隠れたコスト、患者の使いやすさ、スタッフの操作性、サポート体制、契約期間の縛り。これらすべてを総合的に判断し、後悔しない選択をしてほしい。
そしてもし、あなたのクリニックが小規模で、予約数がまだ安定していないなら、リスクゼロで始められるシステムを検討してみてほしい。30日間無料トライアル付きの月額定額制という選択肢があることを、知っておいてほしい。
まずは無料で始めて、実際に使ってみる。それが、最も確実な判断方法だと、私は信じている。